La segreteria è nel nostro istituto l’unico ufficio presente e gestisce tutte le pratiche necessarie per l’amministrazione, per il personale e anche le relazioni con il pubblico.

La normativa prevede come obbligatoria, per i siti di Pubblica Amministrazione (PA), una pagina dedicata all’ Ufficio Relazioni con il Pubblico – URP.

Abbiamo deciso, in osservanza alla normativa, di aggiungere URP alla Segreteria in quanto è l’ufficio con cui l’utenza si relaziona con noi, anche se, nella scuola, ogni persona che vi lavora ha a che fare con il “pubblico”, quotidianamente.

INDICAZIONI PER INVIO EMAIL – Struttura Definita dell’ E-mail

Le comunicazioni scritte deve essere chiara, completa e deve includere:

Oggetto chiaro: Specifica immediatamente lo scopo della comunicazione con un riferimento breve e chiaro con eventuale nome e cognome per esteso (non puntato). Se nel contenuto della e-mail sono presenti dati riservati inserire nell’oggetto la dicitura “RISERVATO”

Esempio: Richiesta documentazione PDP Alunno Rossi Mario – Classe 1°A

Corpo del testo: Contenuto principale, con riferimenti temporali e nominativi precisi, se necessario.

Firma: Nome, cognome e ruolo del mittente (Docente-Materia/ATA-Ufficio).

Allegati: devono essere .pdf rinominati con riferimento all’oggetto (non numeri sigle o parole che non riconducono al contenuto del documento).
Se si intende inviare documenti riferiti a più studenti gli allegati devono essere separati (uno per ogni studente).

Avvertenza di riservatezza: È buona prassi includere in calce all’email la seguente avvertenza (Disclaimer), per tutelare la riservatezza delle informazioni:

“I dati personali (come nome, cognome, indirizzo, email, ma anche dati relativi alla salute,
all’apprendimento, alla situazione familiare, ecc.) sono riservati e devono essere trattati in conformità con
il GDPR”.